Hoewel er al veel is geschreven over algemene voorwaarden, is er toch ook nog veel onduidelijkheid over dit onderwerp. In deze blog geef ik daarom antwoord op de drie vragen die in mijn praktijk het meest aan mij worden gesteld:
- Wat is het nut van algemene voorwaarden?
- Wanneer zijn algemene voorwaarden van toepassing?
- Wat zijn de meest voorkomende valkuilen bij algemene voorwaarden?
Wat is het nut van algemene voorwaarden?
Waarom zou u algemene voorwaarden opstellen? Wat is het nut ervan? Laten we om tot een antwoord op deze vraag te komen eerst eens stilstaan bij de wettelijke definitie. Volgens het burgerlijk wetboek zijn algemene voorwaarden:
“een of meer bedingen die zijn opgesteld teneinde in een aantal overeenkomsten te worden opgenomen, met uitzondering van bedingen die de kern van de prestaties aangeven, voor zover deze laatstgenoemde bedingen duidelijk en begrijpelijk zijn geformuleerd.”
Dat is een hele mond vol, maar ook wel duidelijk: algemene voorwaarden zijn artikelen die onderdeel uit zullen maken van iedere overeenkomst die gesloten gaat worden, maar die niet zozeer de hoofdverplichtingen ofwel het onderwerp van de overeenkomst bevatten. In de algemene voorwaarden zijn bijvoorbeeld zaken zoals betalingstermijn van een factuur of geldigheidsduur van een offerte opgenomen, maar geen concreet bedrag of specifiek(e) product of dienst.
Het nut is dus, dat er in de algemene voorwaarden allerhande randvoorwaarden voor het sluiten van een overeenkomst kunnen worden opgenomen. Zonder dat deze in iedere overeenkomst apart benoemd hoeven te worden of met elke klant apart besproken moeten worden. Het betreft niet alleen bovengenoemde betalingstermijnen en geldigheidstermijnen van offertes – deze zouden namelijk ook wel geregeld kunnen worden in de overeenkomst zelf – maar ook een opschortingsbevoegdheid van opdrachtnemer, het recht van opdrachtnemer om de overeenkomst te ontbinden of de opdracht te annuleren, garantievoorwaarden en aansprakelijkheid van de opdrachtnemer. Veelal onderwerpen waarover een opdrachtnemer of onderneming niet iedere keer afzonderlijk wil onderhandelen. In dat geval is het gebruiken van algemene voorwaarden dan ook de oplossing. Algemene voorwaarden bieden voor de gebruiker de zekerheid dat dergelijke onderwerpen wel zijn geregeld – en dat maakt ze nuttig.
Wanneer zijn algemene voorwaarden van toepassing?
Eigenlijk is deze vraag meteen een veelvoorkomende valkuil. Alleen het hebben van een goede set algemene voorwaarden is namelijk niet genoeg. Uw algemene voorwaarden moeten ook op juiste wijze worden gebruikt om het mogelijk te maken dat u er een beroep op kunt doen. Let daarom niet alleen op de inhoud van algemene voorwaarden, maar ook op de toepasselijkheid van algemene voorwaarden en dus op het volgende:
- Tijdige melding: om te zorgen dat de algemene voorwaarden ook daadwerkelijk onderdeel uitmaken van de overeenkomst, moet u vooraf of tijdens het sluiten van de overeenkomst aan uw wederpartij bekend maken dat er algemene voorwaarden van toepassing zullen zijn. Dit moet u in de offerte of prijsopgave óf in de overeenkomst zelf opnemen. Meldt u dit pas op de factuur welke u na aflevering van het product of na afronding van de dienstverlening aan uw klant toestuurt, dan bent u te laat en zijn de algemene voorwaarden niet van toepassing.
- Informatieplicht: u moet uw wederpartij vooraf of tijdens het sluiten van de overeenkomst in de gelegenheid stellen de algemene voorwaarden te lezen. Dit is de zogenaamde informatieplicht. U voldoet aan deze informatieplicht op het moment dat u vooraf of bij het sluiten van een overeenkomst de algemene voorwaarden aan uw wederpartij ter hand heeft gesteld. Deze terhandstelling kan op meerdere manieren, waarover ik u graag persoonlijk informeer.
- Bewijs: tot slot moet u kunnen bewijzen dat u uw wederpartij er op tijd op heeft gewezen dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn én dat u uw wederpartij ook op tijd in de gelegenheid heeft gesteld om deze te lezen.
Wat zijn de meest voorkomende valkuilen bij algemene voorwaarden?
Naast het net behandelde juiste gebruik van algemene voorwaarden, merk ik in mijn incassopraktijk een drietal andere valkuilen op: voorwaarden zijn onredelijk bezwarend of in strijd met de wet, onvolledigheid en er wordt gekopieerd en geplakt.
Onredelijk bezwarend of in strijd met de wet
Niet alle voorwaarden mogen worden overeengekomen. Zo gelden er strenge regels wanneer een ondernemer een overeenkomst sluit met een consument. Ter bescherming van de consument, zijn er in de wet een zwarte lijst en een grijze lijst opgenomen.
Zwarte lijst
Deze lijst bevat een opsomming van algemene voorwaarden die altijd als onredelijk bezwarend worden gezien bij een overeenkomst tussen een ondernemer en een consument. Het gevolg van zo’n onredelijk bezwarend beding, is dat dit beding door een consument kan worden vernietigd door slechts een beroep te doen op de zwarte lijst. Op dat moment geldt het beding dan ook niet meer. Enkele voorbeelden van bepalingen op de zwarte lijst zijn:
- een bepaling op grond waarvan abonnementen (tijdschriften, dag-, nieuws- en weekbladen uitgesloten) stilzwijgend worden verlengd zonder dat de consument een mogelijkheid heeft om het abonnement vervolgens op te zeggen met inachtneming van een opzegtermijn van maximaal één maand;
- een bepaling die het recht van een consument om zijn verplichting uit de overeenkomst op te schorten, uitsluit of beperkt;
- een bepaling die het recht van een consument om de overeenkomst te ontbinden beperkt of uitsluit.
Grijze lijst
De grijze lijst bevat algemene voorwaarden waarvan wordt vermoed dat deze onredelijk bezwarend zijn. Het verschil tussen de zwarte lijst en de grijze lijst is, dat bij de zwarte lijst geen tegenbewijs door de gebruiker van de algemene voorwaarden mogelijk is. Een beding op de zwarte lijst is altijd onredelijk bezwarend. Bij algemene voorwaarden die op de grijze lijst voorkomen, mag de gebruiker nog proberen te bewijzen dat in dat specifieke geval de betreffende voorwaarde niet onredelijk bezwarend is. Voorbeelden van bepalingen op de grijze lijst zijn:
- een bepaling die de wettelijke aansprakelijkheid voor het betalen van een schadevergoeding geheel of gedeeltelijk uitsluit;
- een bepaling die de bevoegdheid van een consument tot verrekening beperkt;
- een bepaling op grond waarvan er voor de consument een langere opzegtermijn zou gelden dan de opzegtermijn die voor de gebruiker van de algemene voorwaarden geldt.
Consument of ondernemer
In principe kan een ondernemer geen beroep op de zwarte of grijze lijst doen. Maar ook bij een overeenkomst tussen twee ondernemers, kan een rechter besluiten dat (bijvoorbeeld) een bepaling in de algemene voorwaarden die alle aansprakelijkheid voor zowel directe als indirecte schade volledig uitsluit, onredelijk bezwarend is. In dat geval zal de rechter deze bepaling alsnog vernietigen en zal er voor de gebruiker van de algemene voorwaarden in het geheel geen aansprakelijkheidsbeperking gelden.
Onvolledigheid
Algemene voorwaarden kunnen ongeldig zijn als zij bepaalde gegevens missen. Uit de algemene voorwaarden moet onder meer duidelijk blijken van wie de algemene voorwaarden zijn en door wie de algemene voorwaarden worden gebruikt. Neem in de algemene voorwaarden dus altijd duidelijk de naam, plaats en mogelijk KvK-nummer van uw onderneming op. Weten wat er allemaal nog meer in de algemene voorwaarden moet staan en waar u rekening mee moet houden? Neem gerust contact met mij op of plan een gratis kennismakingsgesprek in.
Kopiëren en plakken
Om uw risico’s bij het sluiten van een overeenkomst zoveel mogelijk te beperken, moeten de algemene voorwaarden aansluiten op uw specifieke bedrijfssituatie. Bedenk maar: wanneer u een product verkoopt die een lange levensduur behoort te hebben, zoals een fiets, loopt u andere risico’s dan wanneer u bijvoorbeeld kleding verkoopt. En wanneer u zaken verhuurt of diensten verleent, loopt u weer andere risico’s. Ook zult u misschien andere verzekeringen hebben afgesloten of een andere dekking van uw aansprakelijkheidsverzekering hebben dan uw concurrent waar u de algemene voorwaarden wel even van wilt overnemen. Door de algemene voorwaarden van een ander klakkeloos te kopiëren, kunt u bepalingen missen die voor u van groot belang kunnen zijn. Anno 2021 komt u niet meer weg met standaard.
Meer weten over algemene voorwaarden?
Dat dit de meest voorkomende vragen zijn, betekent natuurlijk niet dat u geen andere of verdere vragen heeft. Wilt u toch nog meer informatie over algemene voorwaarden of wilt u uw algemene voorwaarden laten opstellen of beoordelen, neem dan gerust contact op. Tijdens een gratis kennismakingsgesprek helpen mijn collega’s en ik u graag verder.
Ook interessant:
Geschreven door:
mr. Ewout Lassche.
Heeft u een vraag? Neem contact op.