Het boeken van betalingen: wat is de juiste volgorde?

Er staan op één klant vier facturen open en u ontvangt van uw klant een deelbetaling. Op welke factuur moet deze betaling worden afgeboekt? Mag u dit zelf bepalen? En hoe zit het dan vervolgens met de al verschuldigde rente en (incasso)kosten?

Is er iets geregeld in de wet?

Heel vaak weten schuldeisers niet dat de volgorde van toerekening van betalingen in de wet is geregeld en denken daarom dat zij zelf kunnen bepalen hoe een betaling wordt geboekt. Niets is echter minder waar. De wet bepaalt namelijk op welke factuur een betaling van een schuldenaar in mindering dient te worden gebracht (met andere woorden: aan welke schuld de betaling dient te worden toegerekend). De wet bepaalt bovendien dat een betaling eerst in mindering strekt op verschuldigde rente en kosten.

De wettelijke volgorde van toerekening

Als een schuldenaar meer dan één factuur nog niet heeft voldaan (en dus meer dan één schuld heeft aan dezelfde schuldeiser), gelden bij een betaling door die schuldenaar de volgende criteria voor beantwoording van de vraag aan welke factuur de betaling dient te worden toegerekend:

1. omschrijving bij de betaling door de schuldenaar;
2. opeisbaarheid van de openstaande facturen;
3. bezwaarlijkheid;
4. ouderdom;

Voorbeeld:
U heeft aan uw klant de vier volgende facturen gestuurd:

• factuurnummer 1001 op 2 januari 2017 ter hoogte van € 350,–
• factuurnummer 1021 op 3 februari 2017 ter hoogte van € 277,–
• factuurnummer 1022 op 3 februari 2017 ter hoogte van € 1.256,–
• factuurnummer 1055 op 6 maart 2017 ter hoogte van € 422,–

De afgesproken betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum.

Uw klant betaalt op 5 maart 2017 een bedrag van € 1.000,– met als omschrijving ‘deelbetaling’. Op het moment van de betaling zijn de eerste drie facturen opeisbaar. De drie facturen zijn mijns inziens even bezwarend (de hoogste factuur ad € 1.256,– lijkt in verband met de rente misschien het meest bezwarend, maar de lagere factuur staat langer open waardoor er over een langere periode rente is verschuldigd). Vervolgens dient er dan ook gekeken te worden naar de oudste facturen. De € 1.000,– moet daarom worden afgeboekt op factuurnummers 1001 ter hoogte van € 350,–, 1021 ter hoogte van € 277,– en 1022 ter hoogte van € 1.256,–.

In het geval de klant als omschrijving bij de betaling ‘factuurnummer 1055’ had gegeven, moest de betaling worden afgeboekt op factuurnummers
1055 ad € 422,–, 1001 ad € 350,– en 1021 ad € 277,–.

Als een schuldeiser de schuldenaar al heeft aangemaand tot voldoening van de facturen over te gaan en in deze aanmaning aanspraak maakt op voldoening van rente en (incasso)kosten, strekt de betaling achtereenvolgens in mindering op:

1. kosten, op grond van een arrest van de Hoge Raad in juli 2015 vallen ook de buitengerechtelijke incassokosten onder het begrip ‘kosten’;
2. opeisbare rente;
3. hoofdsom; bij de toerekening aan de hoofdsom dient vervolgens rekening te worden gehouden met de uit artikel 6:43 BW volgende criteria, zijnde:
   1. omschrijving bij de betaling door de schuldenaar;
   2. opeisbaarheid;
   3. bezwaarlijkheid;
   4. ouderdom;
4. lopende (nog niet opeisbare) rente.

Voorbeeld (vervolg):
Stel dat u voor de al vervallen facturen al een aanmaning aan uw klant had gestuurd en u in deze aanmaning aanspraak maakte op vergoeding van rente ad € 24,74 en buitengerechtelijke incassokosten ad € 282,45. De betaling van € 1.000,– diende dan achtereenvolgens in mindering te worden gebracht op de rente, de incassokosten en factuurnummers 1001 ad € 350,–,
1021 ad € 277,– en 1022 ad € 1.256,–. Op deze laatste factuur zou echter maar een bedrag ad € 65,81 worden afgeboekt.

Regelend recht

De wettelijke bepalingen betreffende de toerekening van betalingen zijn van regelend recht. Dit betekent dat schuldeisers met hun schuldenaar kunnen overeenkomen dat de toerekening op een andere wijze plaatsvindt. Bijvoorbeeld door in algemene voorwaarden op te nemen dat iedere betaling, ongeacht de door de schuldenaar bij de betaling gegeven omschrijving, in mindering strekt op de oudste openstaande factuur.

Vragen?

Mocht u over de toerekening van betalingen nog vragen hebben, kunt u uiteraard vrijblijvend contact met mij opnemen.