Incassokosten: de “spelregels” en de veertiendagenbrief

Incassokosten als schadevergoeding

Als uw klant uw factuur niet (op tijd) betaalt en u incassomaatregelen moet treffen om toch betaling te krijgen, lijdt u schade: namelijk de kosten van deze incassomaatregelen. Maar of deze schade vervolgens – zoals juristen het noemen – voor vergoeding in aanmerking komt en dus door uw klant moet worden betaald, was lange tijd afhankelijk van het antwoord op twee vragen:

1. Zijn de gemaakte kosten redelijk?
2. Waren de verrichte werkzaamheden écht noodzakelijk om betaling van uw klant te verkrijgen?

Dit is de zogenaamde “dubbele redelijkheidstoets”. Een nogal vage toets, die veel ruimte laat voor discussie. Want ja, wat voor de één redelijk is, is voor een ander buitenproportioneel.

Normering buitengerechtelijke incassokosten

Inmiddels is de dubbele redelijkheidstoets al bijna tien jaar naar de achtergrond verdwenen, dankzij de invoering van de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. In het besluit is de wijze van berekening en de maximale hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten vastgelegd. De wet bepaalt vervolgens dat hiervan niet mag worden afgeweken ten nadele van de consument. In een B2B-relatie is afwijking wel toegestaan, mits dit onderdeel vormt van de tussen de partijen gesloten overeenkomst.

Het is daarbij wel verstandig om in de overeenkomst (of algemene voorwaarden) op te nemen dat de buitengerechtelijke incassokosten een bepaald percentage van de totale vordering bedraagt. Als u de werkelijk gemaakte kosten in z’n volledigheid wilt vorderen, zal de rechter dit namelijk bijna altijd matigen of afwijzen. Bij een onredelijk hoog percentage is de rechter ook bevoegd om dit te matigen naar het percentage zoals opgenomen in het Besluit vergoeding buitengerechtelijke incassokosten. Afwijken van de wettelijke (voor consumententransacties) geldende regels, is dus nooit helemaal zonder risico.

Incassokosten berekenen

Op grond van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten wordt de hoogte van de incassokosten bij consumententransacties (of B2B-transacties waarbij niets is overeengekomen over de betaling van incassokosten) als volgt berekend:

Hoofdsom percentage ten hoogste vergoeding incassokosten Over de eerste € 2.500,- 15% minimum € 40,- Over de volgende € 2.500,- 10% Over de volgende € 5.000,- 5% Over de volgende € 190.000,- 1% Over het meerdere 0,5% maximum € 6.775,-

Voorbeeld berekening incassokosten

Bureau- en Kantoorartikelen B.V. heeft aan Vlugge Jelle B.V. een factuur ter hoogte € 4.469,- gestuurd voor de levering van een aantal bureaus en bureaustoelen. Helaas betaalt Vlugge Jelle B.V. deze factuur niet (op tijd). Bureau- en Kantoorartikelen B.V. wil daarom een aanmaning sturen en buitengerechtelijke incassokosten vorderen. Over het in rekening brengen hiervan is niets geregeld in de algemene voorwaarden van Bureau- en Kantoorartikelen B.V. In dit geval mag Bureau- en Kantoorartikelen B.V. van Vlugge Jelle B.V. een bedrag ad €571,90 vorderen. Dit bedrag is als volgt berekend:

€ 2.500,- x 15% = € 375,-
(€ 4.469,- / € 2.500,-) x 10% = € 196,90
€ 375 + € 196,90 = € 571,90

Als de openstaande factuur bijvoorbeeld € 7.379,35 zou zijn, zou de berekening er als volgt uitzien:

€ 2.500,- x 15% = € 375,-
€ 2.500,- x 10% = € 250,-
€ 2.379,35 x 5% = € 118,97
€375 + €250 + €118,97 = €743,97

De veertiendagenbrief

De wetgever vond dat de consument extra moet worden beschermd als het om incassokosten gaat. Een consument mag daarom niet worden overvallen. De consument moet eerst worden gewaarschuwd voor de incassokosten en nog minimaal veertien dagen de tijd krijgen om de openstaande factu(u)r(en) zonder incassokosten te voldoen. Deze waarschuwing noemen we ook wel de veertiendagenbrief.

In de praktijk zien we dat de veertiendagenbrief door veel bedrijven niet juist gebruikt wordt, omdat er veel onduidelijkheid rondom bestaat. Vaak gaat het mis bij de termijn en het moment waarop deze precies ingaat.

De termijn
De termijn van veertien dagen gaat pas in de dag nadat de consument de brief heeft ontvangen. De volgende soorten zinnen in een veertiendagenbrief zijn dan ook fout:

• “Hierbij verzoeken wij u binnen 14 dagen na heden het bedrag ad € 4.469,- te voldoen.”
• “Betaling binnen 14 dagen na dagtekening van deze brief.”

In plaats daarvan zou de verwoording bijvoorbeeld moeten zijn:

• “Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd.”
• “Betaling dient te geschieden binnen 15 dagen nadat deze brief door u is ontvangen.”

Bevat de veertiendagenbrief een onjuiste termijn? Dan is de brief ongeldig. Dit kunt u alleen herstellen door opnieuw een veertiendagenbrief, met vermelding van de juiste termijn, te versturen.

Aanvang termijn
De vervolgvraag is natuurlijk: wanneer heeft de consument de brief dan ontvangen? Uit een arrest van de Hoge Raad blijkt dat ervan uit wordt gegaan dat de post op de tweede dag na verzending is bezorgd. Zondagen, maandagen en officiële feestdagen mogen daarbij niet worden meegerekend.

Een voorbeeld: Bureau- en Kantoorartikelen B.V. stuurt aan de consument, Jan Jansen, een veertiendagenbrief gedateerd op woensdag 13 april 2022. Bureau- en Kantoorartikelen B.V. mag er dan vanuit gaan dat deze brief op vrijdag 15 april 2022 bij Jan Jansen wordt bezorgd. Dat betekent dat de veertiendagentermijn op zaterdag 16 april 2022 (zijnde de dag nadat Jan Jansen deze heeft ontvangen) aanvangt. Verstuurt Bureau- en Kantoorartikelen B.V. de veertiendagenbrief pas op vrijdag 15 april 2022, dan mogen zij ervan uitgaan dat Jan Jansen de brief pas op dinsdag 19 april ontvangt (aangezien maandag 18 april 2022 Tweede Paasdag was). De termijn vangt in dat geval pas op woensdag 20 april aan.

Hoogte incassokosten in de veertiendagenbrief
In de veertiendagenbrief moet ook de hoogte van de incassokosten die de consument verschuldigd zal zijn worden vermeld. Doet u dit niet of klopt het vermelde bedrag aan incassokosten niet, dan is de veertiendagenbrief niet geldig.

Download voorbeeld veertiendagenbrief

Ook al heeft u hierboven de vereisten voor een rechtsgeldige veertiendagenbrief kunnen lezen, wij kunnen het ons voorstellen dat het een juridische en vaak ingewikkelde kwestie blijft. Om het u zo makkelijk mogelijk te maken om een correcte veertiendagenbrief aan uw debiteur te versturen, geven we u een gratis voorbeeld van een veertiendagenbrief om te gebruiken. Download dit voorbeeld hier:

Download voorbeeldbrief

Vragen over incassokosten of de veertiendagenbrief?

Zit u nog met andere vragen over incassokosten en de veertiendagenbrief, of wilt u uw specifieke situatie bespreken? Vraag gerust een gratis kennismakingsgesprek aan met onze jurist of een van onze advocaten. Dan helpen wij u zo goed mogelijk op weg.

Gratis kennismaken

Lees ook:

• Een betalingstermijn van meer dan zestig dagen, mag dat wel?
• Faillissement aanvragen als incassomiddel? Niet zonder risico!
• Uitstel van betaling: wat betekent dit?
• Conservatoir beslag: niet zonder risico
• Het boeken van betalingen: wat is de juiste volgorde?

< Terug naar overzicht