banner

Interview met Robert en Bertine over digitalisering Axius Advocaten

Al enige tijd geleden is Axius Advocaten & Mediators overgestapt op een digitaal dossiersysteem. Niet langer pakken papier en volle dossierkasten, maar een laptop en een beeldscherm in de spreekkamer.

Bij de website www.webtrends.nl is deze digitalisering niet onopgemerkt gebleven. Zij hebben Robert van Huussen en Bertine van den Heuvel-van Dijk geïnterviewd over het digitale werken; een vooruitstrevende stap binnen de advocatuur.

                   

Hieronder de tekst van het artikel zoals dat is verschenen op de website van Webtrends:

In de hal van advocatenkantoor Axius staat een monument; een overblijfsel van het papieren tijdperk. Het kunstwerk in de vorm van een boomstam is helemaal opgebouwd uit de oude studieboeken die eens de kantoorwanden bevolkten. Ze zijn overbodig geworden, vertelt advocaat Robert Huussen. Sinds de overstap op een digitaal dossiersysteem lezen zijn kantoorgenoten vakliteratuur online. “Op de lege plek van de boekenkast in de spreekkamer gaan we een beeldscherm hangen. Dan kunnen we tijdens kantooroverleg onze zaken op het scherm presenteren.”

Advocatenkantoor Axius in Veenendaal bestaat uit vijf advocaten en één juriste. Het is die persoonlijke sfeer van kleinschaligheid die mr. Robert van Huussen en juridisch medewerkster Bertine van den Heuvel goed bevalt. Van Huussen: “Als we groter worden, moet ik een soort manager zijn” – de nachtmerrie voor elke bevlogen advocaat.

Om de administratieve rompslomp te minimaliseren én de aanhoudende stroom documenten efficiënt te verwerken, opereren de advocaten sinds kort met een digitaal dossiersysteem. Daarnaast was er natuurlijk nog die andere, urgentere aanleiding: de digitalisering in de rechtspraak. Bij Van Huussen groeide het besef dat het kantoor moest aansluiten op de straks geheel digitale rechtbank, en hij besloot om te gaan pionieren: “Je ontkomt niet aan nieuwe ontwikkelingen en ik wil niet achterlopen. Het is een eis van de tijd.”

Van uitprinten naar opslaan
Want hoe ging het eerst? Zelf opgestelde brieven en andere digitale documenten werden opgeslagen in een ‘dagmap’, vertelt Van den Heuvel. Aan het eind van de dag werden die stukken verplaatst naar de digitale dossiermap, én uitgeprint en opgeborgen in de papieren dossiermap. Dat kon wel wat handiger, en functies van Meesterwerk als ‘zoeken op trefwoord’ en de mogelijkheid om online het gehele archief te betreden, gaven de doorslag om het kantoor te digitaliseren.

De veranderingen zijn al zichtbaar, zegt Van den Heuvel: “De volle dossierkasten slinken langzaam, straks kunnen we besparen op de huur van opslagruimte.” Van Huussen: “Mijn kamer is plotseling netjes!” Lachend vertelt zijn collega hoe de advocaat verstopt zat achter papieren torens: “Ik liep altijd heel zachtjes zijn kamer op, bang dat zo’n stapel zou instorten.”

Tijd sparen door online zoeken
Hoewel Van Huussen zichzelf heeft verplicht om nog uitsluitend met laptop te procederen – “ik dwing mezelf eraan te wennen” – kiest collega Van den Heuvel soms nog voor papier: “Als ik een proces moet voorbereiden is het toch handig om stukken uit te printen, om snel te kunnen bladeren. Het is toch anders op een beeldscherm. Maar misschien zou ik vijf schermen moeten hebben.” De grootste verbetering vindt ze het snel vinden van documenten. “Ik hoef nu niet meer telkens naar de kast te lopen om een bepaald stuk te zoeken, dat scheelt een hoop tijd en geloop.” Van den Heuvel toont lachend haar hooggehakte schoenen: “Nu kan ik deze vaker aan!”

Dankzij de online toegang tot hun gehele digitale archief kunnen de advocaten makkelijker thuis werken – of op welke plek dan ook. De beveiliging van de vaak vertrouwelijke dossiers bevalt de twee goed: ze vinden digitaal opslaan veiliger dan papier. Van den Heuvel: “Er zijn twee backups op de server, en ook nog externe schijven binnen kantoor, die elke week worden gewisseld. Dan neemt iemand de schijf mee naar huis. Als er brand is, dan hebben we die backups nog – papieren dossiers zouden we dan kwijt zijn.”

Een krat met dossiers
En ook praktisch ziet Van Huussen een verbetering: “Vroeger nam ik een krat met dossiers mee naar huis, en dan ontbrak natuurlijk nét dat ene stuk. Nu heb ik mijn dossierkast altijd en overal bij me.” Tenminste, overal waar internetverbinding is – en die is nu uitgerekend bij de rechtbank ronduit slecht, zegt Van Huussen. Lachend: “Tja, dat is het nadeel van voorop lopen.”

Tijdens deze ‘overgangsfase’ van papier naar digitaal zijn de advocaten alvast blij met de genomen stap. Van Huussen: “We bouwen aan een compleet gedigitaliseerd archief. En als straks digitaal procederen verplicht wordt, zijn wij al gewend.”

 

*Zie voor het originele artikel de website van Werktrends.

terug naar overzicht