Stel: een van uw medewerkers functioneert niet goed. Welke stappen moeten er in zo’n situatie worden doorlopen? U kunt hiervoor gebruik maken van onderstaand stappenplan.
Definitie disfunctioneren
Wat is disfunctioneren eigenlijk? Goed om te weten is dat disfunctioneren inhoudt dat een werknemer niet in staat is de bedongen werkzaamheden, al dan niet vastgelegd in de functiebeschrijving, te verrichten.
Stap 1: de basis
Voor de werknemer moet duidelijk zijn wat er van hem of haar verwacht wordt. Begin daarom bij de basis: het vastleggen van de functievereisten in een functiebeschrijving, die duidelijk en actueel is. Het volgende moet in deze beschrijving staan:
- taken;
- verantwoordelijkheden;
- competenties (kennis, opleiding, ervaring) en vaardigheden (bijv. assertief, overtuigend, zelfstandig).
Stap 2: het verbetertraject
Informeer een werknemer tijdig dat er sprake is van disfunctioneren en leg dit schriftelijk vast. Vervolgens stelt u een verbetertraject op. Hoe doet u dit als werkgever? Als volgt:
- Benoem in een (half)jaarlijks functionerings- of beoordelingsgesprek op welke concrete punten uit de functiebeschrijving een werknemer niet goed functioneert. Geef hier ook voorbeelden van. Mocht een functiebeschrijving ontbreken, benoem dan alsnog concreet welke functievereisten van de werknemer worden verlangd. Loopt het disfunctioneren uit de hand? Wacht dan niet het (half)jaarlijks functionerings- of beoordelingsgesprek af, maar plan al eerder een gesprek in;
- Stel de werknemer in de gelegenheid hierop te reageren. Herkent de werknemer dit disfunctioneren? Van belang is of de werknemer openstaat voor kritiek en zich wil inzetten voor verbetering. Doet een werknemer dit niet, dan is het raadzaam dit vast te leggen. Bovendien levert de erkenning van een disfunctioneren door een werknemer voor werkgever het bewijs op dat er sprake is van disfunctioneren;
- Stel verbeterdoelen op, met daaraan een redelijke termijn verbonden waarbinnen deze doelen moet zijn bereikt. Geef aan dat, indien deze doelen tegen die tijd niet bereikt zijn, er naar een beëindiging van het dienstverband zal worden gestreefd. Een demotie is ook mogelijk. Deze verbeterdoelen moeten objectief, concreet en toetsbaar zijn. Bij voorkeur (maar niet noodzakelijk) worden de verbeterdoelen afgestemd met de werknemer, om aan te tonen dat indien een doel niet is bereikt de werknemer zich dit ook eerder realiseert;
- Geef de werknemer ondersteuning bij het realiseren van deze doelen. Denk aan begeleiding door een leidinggevende of ervaren collega, inzet van een coach, of scholing. Er kan aan de werknemer worden gevraagd welke ondersteuning hij of zij het meest geschikt vindt;
- Evalueer regelmatig (eens per week of één keer in de twee of drie weken) de voortgang in de verbeterdoelen en pas zo nodig de al ingezette begeleiding hierop aan. Bij het ontbreken van een verbetering op (bepaalde) punten, moet dit concreet benoemd worden;
- Maak van ieder (evaluatie)gesprek met de werknemer een verslag en laat dit voor akkoord door de werknemer ondertekenen. Sluit af met een eindgesprek met conclusie (ontslag of demotie). Weigert een werknemer voor akkoord te tekenen, zorg er dan voor dat de werknemer in ieder geval voor ontvangst tekent. Zo kan door de werkgever worden bewezen dat de gesprekken met deze inhoud hebben plaatsgevonden.
Let op: een verbetertraject is niet noodzakelijk wanneer er sprake is van disfunctioneren in de zin van basale gedragingen. Zoals regelmatig te laat komen of klanten onbeschoft te woord staan. Het gaat dan om evident ontoelaatbaar gedrag, wat geen begeleiding door een werkgever vereist.
Stap 3: herplaatsing, demotie of ontslag
Voordat er kan worden overgaan op demotie of ontslag wegens disfunctioneren, moet de werkgever aantonen dat de werknemer niet binnen een redelijke termijn kan worden herplaatst in een andere passende functie binnen de onderneming of de groep waarvan de onderneming deel uitmaakt. De redelijke termijn betreft de voor de werknemer geldende opzegtermijn. Een passende functie is een functie die aansluit bij de opleiding, ervaring en capaciteiten van de werknemer. Maak ook van deze herplaatsingsinspanningen een verslag.
Tips en aandachtspunten
- Geef tijdens gesprekken met de werknemer geen beoordeling in de zin van een voldoende, maar wees eerlijk dat het matig of onvoldoende functioneren betreft. Verstrek geen extra beloningen (bijv. om toch de verhouding met de werknemer goed te houden) zoals een bonus, loonsverhoging (m.u.v. door cao voorgeschreven verhogingen) of promotie. Verleng ook geen arbeidsovereenkomst. Dit is namelijk allemaal tegenstrijdig met het standpunt dat de werknemer disfunctioneert;
- Het disfunctioneren mag geen gevolg zijn van onvoldoende zorg van de werkgever voor scholing of arbeidsomstandigheden, zoals een conflict met een leidinggevende of verstoorde arbeidsrelatie;
- Het disfunctioneren mag geen gevolg zijn van ziekte of gebreken (zoals handicaps) van de werknemer;
- Van de werkgever wordt meer ondersteuning verwacht als de werknemer lang(er) in dienst is. Ook wordt van een groter bedrijf meer ondersteuning verwacht dan een kleiner bedrijf met minder mogelijkheden;
- De duur van het verbetertraject is afhankelijk van verschillende omstandigheden. Denk aan: de aard, inhoud en het niveau van de functie; de lengte van het dienstverband; wat er in het verleden al is ondernomen ter verbetering van het functioneren; en de duur van het disfunctioneren vanaf het moment dat werknemer hiervan door werkgever in kennis is gesteld. Meestal ligt de termijn tussen de drie en zes maanden. Uitzonderingen hierop zijn mogelijk, zoals zes weken bij relatief eenvoudig (ongeschoold) werk dat al jaren door een werknemer in een bepaalde functie wordt verricht;
- Bij een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd heeft het alleen tijd om een verbetertraject wegens disfunctioneren te starten indien er een tussentijdse opzegmogelijkheid in het contract is opgenomen en de resterende looptijd loont om dit traject nog te doorlopen;
- Check een eventuele op de arbeidsovereenkomst van toepassing zijnde cao, waarin afspraken over het verbetertraject of andere aspecten bij een disfunctioneren kunnen zijn opgenomen;
- Leg klachten van klanten, relaties of collega’s die op het disfunctioneren betrekking hebben vast.
Vragen over disfunctioneren?
Disfunctioneren is een complexe kwestie. Ondanks dit concrete stappenplan, kan het best zijn dat er nog iets onduidelijk is of dat er in uw situatie iets anders aan de hand is. Heeft u vragen? Leg uw kwestie gerust voor aan een van onze specialisten arbeidsrecht tijdens een gratis en vrijblijvende kennismaking. We staan klaar om u op weg te helpen.
Gerelateerd:
Geschreven door:
mr. Claudelle Schimmel-Blom.
Heeft u een vraag? Neem contact op.